Regole per le comunicazioni telematiche con il Comune
Il Comune di Pietrasanta – con determinazione dirigenziale n. 351/2015, ha stabilito le regole per le comunicazioni telematiche all’interno dei propri uffici e nei rapporti con le altre amministrazioni e con gli utenti (cittadini, imprese, associazioni, professionisti, ecc.) che vogliano interagire con l’amministrazione comunale utilizzando gli strumenti telematici disponibili, in particolare la posta elettronica certificata.
Determinazione Dirigenziale n. 351/2015 - Allegato 1
Le direttive, coerentemente con quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, definiscono le modalità operative per lo scambio di documenti tra gli uffici, ma anche per le comunicazioni tra le pubbliche amministrazioni e i privati mediante gli strumenti informatici oggi disponibili: il riferimento è soprattutto al sistema di protocollo informatico, all’interoperabilità e all’utilizzo della posta elettronica, in particolare quella certificata (PEC).
Una particolare attenzione è riservata alle modalità che possono essere utilizzate per trasmettere validamente agli uffici pubblici istanze o dichiarazioni per via telematica (es. utilizzando la posta elettronica per avviare un procedimento amministrativo, chiedere un contributo o un’autorizzazione), ottenendo la risposta sempre attraverso canali telematici.
Il Comune intende in questo modo favorire il ricorso intensivo agli strumenti informatici anche nei rapporti con i propri utenti, considerato che dal 1° gennaio 2014 il Codice dell’amministrazione digitale prevede che questo canale di comunicazione con la pubblica amministrazione sia l’unico ammesso.
L’obiettivo delle direttive è quello di velocizzare i tempi, contenere le spese e offrire un servizio di qualità agli utenti, fissando regole certe e chiare sull’utilizzo degli strumenti telematici a disposizione, sui formati di files ammessi per i documenti, sui supporti utilizzabili, sulle modalità di sottoscrizione laddove richieste, distinte a seconda del mittente, del mezzo di trasmissione e della tipologia di documento (cartaceo o digitale) trasmessa.
FORMATI DEI FILE: possono essere allegati alle comunicazioni solo files in uno dei seguenti formati (e relative estensioni): PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, TIF, JPEG, JPG, JFIF, JPE e EML. Ciò perché tali formati sono riconosciuti idonei alla conservazione a lungo termine, in quanto i documenti prodotti con questi formati sono stabili. E’ ammesso anche il formato HTML limitatamente al corpo del messaggio di posta elettronica.
La firma digitale, se prevista, deve essere apposta esclusivamente su file nei formati ammessi sopraindicati. Eventuali copie di lavoro in altri formati saranno accettate solo in aggiunta alla versione dello stesso documento in uno dei formati ammessi.
I formati compressi (ad esempio .zip) sono accettati solo in casi particolari, previa verifica con l'ufficio di destinazione sulla effettiva possibilità di trasmissione.
DIMENSIONE DEI FILE: rimandiamo all'allegato sulle regole tecniche
IMPOSTA DI BOLLO: se alla domanda o al documento da presentare va applicata la marca da bollo, deve essere presentato il bollo virtuale, cioè la presentazione di un modulo in cui si dichiara che la/le marche con codice XXX e YYY sono state annullate e vengono conservate nella azienda.
Le regole contenute nelle direttive sono riassunte in tre tabelle, che danno indicazioni sulle caratteristiche dei documenti e sulle modalità di sottoscrizione e spedizione, a seconda della natura del mittente.